Strona hurtowni pokazuje katalog i ceny, ale nie mówi, jak hurtownia zachowa się w dniu, w którym coś pójdzie nie tak: towar zniknie ze stanu po tym, jak klient zapłacił, paczka wróci uszkodzona albo kurier zgubi przesyłkę w szczycie sezonu. W modelu dropshipping to właśnie te sytuacje decydują o twoich ocenach na Allegro i o tym, czy na sprzedaży w ogóle zarabiasz.
Dlatego zanim podpiszesz umowę i podepniesz feed, zadaj hurtowni konkretne pytania. Poniżej jest lista podzielona na siedem obszarów. Przy każdym pytaniu piszemy, po co je zadać i jak wygląda dobra odpowiedź, a jak wygląda czerwona flaga. Ogólne kryteria wyboru dostawcy i porównanie typów hurtowni opisaliśmy osobno w przewodniku hurtownie dropshipping – jak działają i jak wybrać. Ten tekst to praktyczna ściągawka na rozmowę lub maila.
Jak korzystać z tej listy
- Pytaj na piśmie. Odpowiedź mailowa to dokument, do którego wrócisz przy pierwszym sporze. Ustna obietnica „zawsze wysyłamy w 24 h” nic nie znaczy, jeśli nie ma jej w regulaminie ani w mailu.
- Nie musisz zadawać wszystkich pytań. Wybierz te, które dotyczą twojego kanału sprzedaży i asortymentu. Sklep z elektroniką ma inne ryzyka niż sklep z dekoracjami.
- Patrz na sposób odpowiedzi, nie tylko na treść. Hurtownia, która na konkretne pytanie odpisuje ogólnikiem albo po tygodniu, tak samo potraktuje twoją reklamację.
1. Stany magazynowe i aktualizacja oferty
To najczęstsze źródło problemów w dropshippingu: sprzedajesz produkt, którego hurtownia już nie ma. Klient zapłacił, ty anulujesz zamówienie, a platforma liczy ci to w statystykach jakości.
- Jak często aktualizujecie stany w pliku XML/CSV lub API? Dobra odpowiedź podaje konkretną częstotliwość, np. „co godzinę” albo „na bieżąco przez API”. Czerwona flaga: „raz dziennie” przy towarze szybko rotującym albo brak odpowiedzi.
- Czy stan w pliku to stan fizycznie leżący u was, czy także towar „w drodze” od producenta? Jeśli feed miesza jedno z drugim, musisz to wiedzieć, bo czas wysyłki dla towaru w drodze jest zupełnie inny.
- Co się dzieje, gdy zamówię produkt, którego jednak nie ma? Szukasz jasnej procedury: w jakim czasie się dowiem, czy jest zamiennik, kto pokrywa ewentualne koszty.
Więcej o tym, jak pilnować stanów po swojej stronie, piszemy w poradniku o zarządzaniu stanem magazynowym w dropshippingu.
2. Integracja i przepływ zamówień
- W jakim formacie udostępniacie ofertę i co zawiera plik? Zapytaj o pola: EAN, waga, wymiary, opisy, zdjęcia w pełnej rozdzielczości, kategorie, cena netto. Brak EAN-ów i wag to dodatkowa ręczna praca przy wystawianiu na marketplace. Jak taki plik wygląda w praktyce, pokazujemy na stronie o XML w dropshippingu.
- Z jakimi systemami współpracujecie? BaseLinker, Sellasist, IdoSell, Shoper, WooCommerce — zapytaj, czy integracja jest gotowa, czy musisz ją zbudować sam. Szczegóły techniczne opisaliśmy w tekście o integracji sklepu z hurtownią.
- Jak przekazuję zamówienie i do której godziny trafia ono do wysyłki tego samego dnia? Dobra odpowiedź: konkretna godzina graniczna i kanał (API, panel, mail). Bez tej informacji nie ustawisz uczciwego czasu wysyłki w ofercie.
- Jak i kiedy dostaję numer przesyłki? Najlepiej automatycznie, w tym samym kanale, którym wysłałeś zamówienie. Ręczne przepisywanie numerów z maili przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie przestaje działać.
3. Wysyłka i pakowanie
- Jakimi przewoźnikami wysyłacie i czy mogę wybrać przewoźnika per zamówienie? Jeśli klient wybrał paczkomat, a hurtownia wysyła tylko kurierem, masz problem przy każdym zamówieniu.
- Czy paczka jest neutralna (bez logo i faktury hurtowni w środku)? Klient ma dostać przesyłkę od twojego sklepu, a nie od twojego dostawcy. Zapytaj też, czy można dołączyć twój dokument sprzedaży lub ulotkę.
- Ile kosztuje wysyłka i czy zamówienia z jednego dnia można łączyć? Koszt wysyłki naliczany przy każdym zamówieniu potrafi zjeść całą marżę na tanich produktach. Policz to przed startem, np. według schematu z poradnika ile można zarobić na dropshippingu.
- Czy wysyłacie za granicę i na jakich warunkach? Ważne, jeśli planujesz sprzedaż na Allegro w Czechach i na Słowacji albo na marketplace w innych krajach UE.
4. Zwroty, reklamacje i uszkodzenia w transporcie
Wobec klienta to ty jesteś sprzedawcą. Konsument kupujący przez internet ma co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny, a za niezgodność towaru z umową odpowiada sprzedawca, czyli twój sklep, nie hurtownia. Między tobą a hurtownią obowiązuje natomiast umowa B2B i jej regulamin, a w relacjach między firmami odpowiedzialność za wady często się ogranicza. Dlatego warunki hurtowni trzeba znać przed pierwszą sprzedażą, a nie przy pierwszej reklamacji.
- Czy przyjmujecie zwroty towaru, z którego klient zrezygnował w ciągu 14 dni? Jeśli nie, każdy taki zwrot zostaje u ciebie, a ty musisz go gdzieś przechować i odsprzedać.
- Na jaki adres klient odsyła zwrot i reklamację? Do ciebie czy bezpośrednio do hurtowni? Kto płaci za przesyłkę zwrotną?
- Jak wygląda procedura reklamacyjna i ile trwa? Dobra odpowiedź: opisany proces, konkretny termin rozpatrzenia, osoba lub adres kontaktowy. Czerwona flaga: „rozpatrujemy indywidualnie” bez żadnych ram.
- Kto odpowiada za szkodę w transporcie? Zapytaj, czy hurtownia sama zgłasza szkodę u przewoźnika i czy wymaga od klienta protokołu szkody.
Praktyczne wzorce obsługi znajdziesz w tekstach reklamacja w dropshippingu oraz zarządzanie zwrotami i reklamacjami.
5. Dokumenty produktu i bezpieczeństwo (GPSR)
Od 13 grudnia 2024 r. stosuje się unijne rozporządzenie o ogólnym bezpieczeństwie produktów (GPSR, rozporządzenie (UE) 2023/988). Oferta sprzedawana na odległość musi m.in. wskazywać producenta z adresem, a gdy producent działa spoza UE, także podmiot odpowiedzialny w UE. Marketplace’y egzekwują to w formularzach ofert, więc brak danych u hurtowni oznacza, że nie wystawisz produktu albo wystawisz go z ryzykiem blokady.
- Czy w pliku produktowym są dane producenta i podmiotu odpowiedzialnego w UE? Najlepiej jako osobne pola, które da się zmapować do formularza Allegro, Amazona czy Kauflandu.
- Czy produkty mają instrukcję i ostrzeżenia po polsku? Zwłaszcza elektronika, zabawki i narzędzia.
- Czy udostępniacie deklaracje zgodności i informację, na jakie normy powołuje się producent? Przy urządzeniach bezpieczeństwa, takich jak czujnik czadu i dymu, kupujący i platformy pytają o to częściej niż przy zwykłych gadżetach.
- Czy są dostępne części zamienne i akcesoria? Przy elektronarzędziach akumulatorowych, np. pile akumulatorowej 21V, klient po roku wróci po zapasowy akumulator albo łańcuch. Dobrze wiedzieć, czy hurtownia je ma.
Przy kosmetykach do tej sekcji dochodzą trzy pytania, których nie zadasz przy żadnej innej kategorii: kto jest osobą odpowiedzialną za produkt, czy produkt jest zgłoszony w unijnym portalu CPNP i z jakim minimalnym terminem ważności hurtownia wysyła towar. Trzecie jest najbardziej podchwytliwe. Hurtownia może mieć produkt w pełni legalny, a mimo to wysłać klientowi sztukę z kilkutygodniowym terminem, bo w modelu bez magazynu nie widzisz partii przed nadaniem paczki. Dobra odpowiedź to konkretna liczba miesięcy i numer partii na dokumencie zamówienia. Czerwona flaga: „wysyłamy to, co mamy na stanie”. Cały ten obszar rozpisaliśmy w poradniku o dropshippingu kosmetyków.
6. Ceny, płatności i warunki współpracy
- Jak często zmieniacie ceny i czy zmiana trafia do pliku automatycznie? Jeśli cena zakupu wzrośnie, a twoja oferta zostanie po staremu, sprzedajesz ze stratą, zanim to zauważysz.
- Czy jest minimalna wartość zamówienia, opłata abonamentowa albo opłata za integrację? Stałe koszty trzeba doliczyć do progu rentowności.
- Jakie są formy płatności: przedpłata za każde zamówienie, saldo, limit kupiecki, faktura zbiorcza? Przedpłata za każde zamówienie z osobna przy większym wolumenie staje się uciążliwa.
- Czy mogę sprzedawać bez działalności gospodarczej? To częste pytanie na starcie. Odpowiedź zależy od hurtowni, a zasady formalne opisaliśmy w tekście dropshipping bez firmy.
7. Kontakt i obsługa
- Czy mam stałego opiekuna i w jakich godzinach mogę liczyć na odpowiedź? W sezonie (listopad–grudzień) liczy się czas reakcji liczony w godzinach, nie w dniach.
- Jak informujecie o wycofaniu produktu albo opóźnieniu dostawy? Dobra hurtownia uprzedza, zanim sprzedasz towar, którego nie będzie.
Czerwone flagi w odpowiedziach
| Odpowiedź hurtowni | Co może oznaczać |
|---|---|
| „Stany aktualizujemy, jak się da” | Brak automatu. Będziesz anulować zamówienia. |
| „Zwroty rozpatrujemy indywidualnie” | Brak procedury. Każdy zwrot zostanie u ciebie. |
| „Dane producenta podamy na prośbę” | Ręczna praca przy każdej ofercie i ryzyko blokady za GPSR. |
| Brak regulaminu współpracy na piśmie | Przy pierwszym sporze nie masz się na co powołać. |
| Odpowiedź po kilku dniach na proste pytanie | Taki sam czas reakcji czeka cię przy reklamacji klienta. |
Po rozmowie: sprawdź odpowiedzi w praktyce
Deklaracje warto potwierdzić małym zamówieniem testowym: sprawdź czas od złożenia zamówienia do nadania, wygląd paczki, zgodność produktu z opisem i to, czy numer przesyłki przyszedł tak, jak obiecano. Weryfikację formalną (KRS/CEIDG, biała lista VAT) i pełne kryteria wyboru opisaliśmy w przewodniku po hurtowniach dropshipping w Polsce, a kolejne kroki po wyborze dostawcy w tekście jak rozpocząć współpracę z hurtownią dropshippingową.
Te same pytania możesz zadać nam. Odpowiedzi na część z nich znajdziesz od razu w FAQ hurtowni Hurteo, a resztę wyjaśnimy mailowo przed rozpoczęciem współpracy.